Im Business Umfeld finden wir häufig E-Mail Signaturen mit Bildern, zu besonderen Anlässen wie Weihnachten auch mit einem GIF, einem bewegten Bild. Weihnachten mit Geschenke In Outlook können Sie eine eigene Signatur erstellen, das sollte natürlich auch in anderen E-Mail-Programmen möglich sein.

Signatur Angaben für geschäftliche E-Mails

E-Mails gehören zu den Geschäftsbriefen und benötigen Pflichtangaben in der Signatur. Diese Angaben sind vergleichbar mit dem Impressum. Folgende Angaben müssen enthalten sein:
  • Firmenname inklusive Geschäftsform bei Kaufleuten, Geschäftsbezeichnung bei Gewerbetreibenden (Eintrag im Handelsregister) oder bei Freiberuflern
  • Firmenzusatz (Rechtsform, z. B. GmbH), bei Freiberuflern der bürgerliche Name
  • Ort der Niederlassung, Sitzt der Gesellschaft mit postalisch korrekter ladungsfähiger Anschrift
  • Registergericht mit Registrierungsnummer des Unternehmens im Handelsregister
  • Gesellschaftsverantwortliche (GmbH: Name aller Geschäftsführer, AG: alle Vorstandsmitglieder und den Vorsitzenden des Aufsichtsrates)
Weitere Angaben gehören zum guten Ton und sind freiwillig:
  • Telefon- und Faxnummer
  • Unternehmenslogo
  • Abteilung
  • Website

Private Signatur

Auch für den privaten Bereich ist eine Signatur zu empfehlen. Sie erleichtert Ihren Freunden und Bekannten einen schnellen Zugriff auf Ihre Daten, Sie können umgehend zurückgerufen werden oder rasch eine Antwort-E-Mail erhalten, da das lästige Suchen wegfällt.

Erstellen einer Signatur

  • Hier ein Lehrvideo auf Deutsch von Office Support: Lehrvideo
  • KEYSTONE Coaching erstellte dazu ein kleines Schritt-für-Schritt-Tutorial mit Bildern, das können Sie sich hier runterladen: Outlook E-Mail Signatur
  Sie starten bei geöffneter E-Mail in Outlook (Neue E-Mail) und wählen bei Signatur den Reiter E-Mail-Signatur. Hier können Sie in das Textfeld die nötigen Angaben einfügen. Wenn Sie Bilder und Logos hinzufügen wollen, wählen Sie aus der Werkzeugleiste das Bildsymbole aus und laden Ihre Grafiken in Ihre E-Mail-Signatur hoch. Die hochgeladenen Bilder können Sie verlinken, so dass jeder Leser oder Kunde die Möglichkeit hat direkt auf Ihre Landingpage zu gelangen. Kurze Zusammenfassung
  1. Neue E-Mail in Outlook starten
  2. Signatur öffnen
  3. Bild hochladen
  4. Link einfügen
 

Schnellen Zugang ermöglichen

Wenn Sie Ihre E-Mail Signatur mit Ihrem Logo oder einem Banner für Ihre Landingpage verlinken, kann jeder der Ihre Nachricht liest blitzschnell auf Ihre Webseite gelangen und dort gleich auf Ihre neusten Informationen oder Angebote zugreifen. Heute nutzt fast jeder HTML Newsletter, reine Textnachrichten wirken etwas trist und sind rar geworden.   Was meinen Sie?  
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